A kárbejelentést a károsultnak írásban kell megtennie. Ettől a gyakorlattól a biztosító eltekinthet, a kárbejelentés elfogadható szóban, telefonon és üzenetrögzítőn, és újabban e-mailben is.
A kárbejelentés írásba foglalásának szükségessége azonban az előző esetekben sem hanyagolható el, legfeljebb a későbbiekben kell, hogy megtörténjen. A kárbejelentés a szerződésszerű teljesítés egyik írásos okmánya, általában formanyomtatvány kitöltésével készül el. A kárbejelentő információkkal szolgál a kár elbírálásához. A kárbejelentést a területileg illetékes egységhez kell benyújtani.
Tűz- vagy robbanáskárokat a tűzrendészeti hatóságnál, a betöréses lopás és rabláskárokat pedig a rendőrségen is be kell jelenteni.
A kár bejelentésének elmulasztása a biztosító mentesülését eredményezheti abban az esetben, ha a késedelem miatt a kár körülményei kideríthetetlenné válnak. Maga a kárbejelentés írásba foglalásának elmulasztása, vagy határidőn túli megtétele önmagában nem vezet mentesüléshez.

Gépjármű felelősségbiztosításnál a károkozónak és a károsultnak a káresemény bekövetkezésekor az alábbiak szerint kell eljárnia:
- A károsult a követelését a káresetet követő harminc napon belül köteles bejelenteni a károkozó biztosítójának. A határidő elmulasztása esetén - kivéve, ha a károsult bizonyítja, hogy az önhibáján kívül történt - a késedelmes teljesítés jogkövetelményei a biztosítóval szemben nem alkalmazhatók.
- A károkozó köteles a káreseményt 8 napon belül a saját biztosítójánál bejelenteni és a kárbejelentéshez szükséges közléseket megtenni.

Külföldön bekövetkezett káresemény bejelentésének határidejét a hazaérkezés idejétől kell számítani.